En este post te diremos cómo utilizar Gmail (no solo para mandar y recibir correos) y hablaremos de los beneficios a nivel productividad, es decir, cómo ser más eficientes en la oficina y usar correctamente esta herramienta de email profesional. Para muchos de nosotros el uso del correo electrónico se reduce a recibir correos, leerlos, borrarlos o ponerlos en carpetas. En nuestro espacio de trabajo, el tener la bandeja llena de correos se traduce en el constante estrés de tener que contestarlos todos, pero no saber por dónde empezar. ¿Quieres saber cómo sacar mayor provecho de este mail?
¿Qué es esta herramienta?
Gmail es un servicio de correo electrónico proporcionado por Google. Gracias a ello, los correos se almacenan en la nube y el usuario puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo. También se puede tener videollamadas o unirse a ellas a través de Google Meet, en la mayoría de los casos.
Está disponible en más de 50 idiomas y es una excelente herramienta para incrementar la productividad de tu equipo de trabajo y la tuya. Además, puedes contratar el servicio de Gmail para conectarlo al dominio que necesites (nombre de tu empresa). Ingresa aquí para más información sobre el precio y contactar a un ejecutivo.
Gestión
Gmail tiene un sin número de funcionalidades, las cuales encuentras en la barra izquierda de la bandeja de entrada. Puedes clasificar tus correos según la importancia, archivarlos, etiquetarlos, adjuntar archivos de drive (los cuales se pueden editar en tiempo real), hasta programar envíos de correo a una hora exacta. Es momento de que utilices Gmail para profesionales de la mejor manera.
Tareas
Gmail tiene un sin fin de funciones que te ayudan a organizarte, redactar correos y contestar mensajes de forma productiva y efectiva. Además, cuenta con su propio buscador integrado para que puedas buscar correos específicos por asunto, persona, o palabra clave.
6 tips para utilizar Gmail
- No borres ni archives en carpetas. ¿Sabías que, en promedio, un ejecutivo pierde de 4 a 6 días laborales al año solamente en hacer carpetas de los correos que recibe? No pasa nada si le das “archivar” a tus correos (sin hacer carpetas) . Es momento de utilizar tu bandeja como una lista de tareas.
- ¿No recuerdas cómo se llamaba el correo? No te preocupes, Gmail tiene muchas formas de buscarlos. En la barra puedes escribir desde una palabra que recuerdes hasta utilizar “to” “From”, etc. Te dejamos aquí una lista de operador de búsqueda que puedes utilizar.
- Lista de pendientes. En el primer punto hablamos de la idea de dejar tu bandeja con muy pocos correos. ¿Sabías que si dejas tu bandeja literalmente en ceros, Google te manda un correo de felicitación? No es mito, queremos ver si alguien en tu empresa lo logra. Lee cada correo que te llegue, responde o ejecuta la tarea y luego archiva. De esa manera sabrás que ya no tienes ese pendiente.
- Haz tus tareas. Puedes descargar la herramienta de My Tasks o utilizarla directamente en Gmail. De esta forma, cuando leas un correo y detectes que te piden una serie de tareas, vas directo a My Tasks y las gestionas desde ahí. Puedes crear listas y revisarlas desde tu computadora por medio de Gmail o directo en la app desde tu celular.
- Utiliza Snooze. Leíste un correo y sabes que tienes que ejecutar una tarea. Aplaza los correos electrónicos y elimínalos temporalmente de tu bandeja de entrada hasta que los necesites. Tu correo electrónico volverá a la parte superior de tu bandeja de entrada cuando lo desees, ya sea mañana, la próxima semana o esta tarde. Puedes encontrar los elementos pospuestos en la sección “Posponer” del menú.
- Inicia una videollamada. Si un correo tiene ya más de 3 idas y vueltas, quiere decir que las cosas tal vez no hayan quedado muy claras. Cuando añades a alguien a tu lista de chats de Hangouts, puedes iniciar una videollamada con él desde tu bandeja de entrada pasando por encima de su nombre y haciendo clic en Iniciar videollamada. Así, puedes aclarar algo de manera más rápida y evitar tener 5 correos del mismo tema.
Con Nubosoft podrás obtener las herramientas de Google Workspace de forma práctica y segura. Si deseas usar Gmail en tu empresa, tal vez una cuenta de Google Workspace te resulte mejor que una cuenta de Google personal. El contratar este servicio incluye:
- Una Cuenta de Gmail sin anuncios con el nombre de dominio de tu empresa, como susana@example.com
- Propiedad de las cuentas de los empleados
- Asistencia telefónica, por correo electrónico y chat las 24 horas, todos los días
- Almacenamiento ilimitado en Gmail y Google Drive si es necesario
- Administración de dispositivos móviles
- Controles de seguridad y administrativos avanzados
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