Las pequeñas y medianas empresas se han enfrentado al desafío electrónico para la celebración de contratos, acuerdos y algunos otros documentos que requieren la participación y firma de varias partes, ya sean internas o externas a la empresa.
Para facilitar este trabajo administrativo, Google lanza eSignature en su versión beta abierta para suscriptores individuales de Workspace y la versión beta para clientes de Google Workspace. Esta funcionalidad es importantísima para las pequeñas empresas y freelance, pues como dice Google “Si eres un organizador de eventos como un creador digital, puede ser un reto estar al tanto de los contratos y acuerdos con clientes que hay que firmar, ya que estás constantemente saltando entre diferentes aplicaciones para hacer el trabajo.”
Esto significa que para suscriptores individuales de Workspace no se requiere registro adicional para usar la función, mientras que para Google Workspace pueden solicitar la firma electrónica de prueba beta mediante este formulario.
¿Cómo ayuda a crear acuerdos?
- Colaborar en documentos: Colabora en los cambios directamente en Google Docs con comentarios y sugerencias, sin necesidad de exportar el archivo para enviar un borrador del contrato por correo electrónico.
- Añade campos a los documentos: Dentro de la conocida interfaz de Google Docs, puedes arrastrar y soltar fácilmente campos de firma y fecha en los documentos de marca que crees.
- Solicita una firma: Una vez resueltos todos los comentarios y sugerencias, solicitar una firma es tan fácil como compartir un archivo en Drive.
- Añade firmas: Cuando esté listo para firmar, el firmante puede añadir su firma fácilmente, sin necesidad de descargas. Una vez añadida la firma, se envía por correo electrónico a ambas partes un contrato PDF completo.
- Supervisa y haz un seguimiento del progreso: Consulta rápidamente el estado de las firmas pendientes y encuentra fácilmente los contratos completados y firmados.
- Crea copias de los contratos: Para los flujos de trabajo de firma que deban repetirse con regularidad, puedes agilizar el proceso creando copias de los contratos existentes y modificarlos después según sea necesario.
Esta característica estará disponible como parte de una versión beta más grande, que incluye acceso a nuevos diseños de correo electrónico personalizados en Gmail; los nuevos diseños de correo electrónico permiten a los usuarios personalizar las plantillas existentes, reutilizar un diseño personalizado en varias campañas de correo electrónico o crear un nuevo diseño desde cero.
Los usuarios podrán disfrutar de estas actualizaciones en la versión beta una vez registrados y también podrán acceder a la firma electrónica, así como a las nuevas funciones de Gmail en las próximas semanas.
Lanzamiento en fechas
Google también anunció las fechas en las que sus usuarios podrán gozar de estas nuevas actualizaciones en sus servicios:
La eSignature para usuarios individuales de Workspace tendrá un lanzamiento gradual (hasta 15 días para la visibilidad de la función) a partir del 8 de agosto de 2023, en tanto que Beta para clientes de Workspace se aceptarán aplicaciones y se incluirán clientes en la lista de permitidos durante las próximas semanas.
Ventajas de trabajar con eSignature
- Ahorro de tiempo
- Eficiencia en procesos de gestión de contratos
- Mejorar la experiencia para el cliente
- Mejorar la experiencia para los empleados
- Reducción de costos
- Automatiza propuestas, contratos y otros documentos para clientes
- Mejores garantías de seguridad
- Aumenta la competitividad
Firmar contratos de forma electrónica es rápido y seguro con este servicio de Google, ya que se pueden solicitar firmas en un contrato oficial directamente desde Google Drive sin tener que cambiar de aplicación o pestaña.
Además se puede visualizar el estado de las firmas pendientes y encontrar contratos completados.
Para crear plantillas de un contrato celebrado, Google permite crear copias e iniciar múltiples solicitudes de firmas electrónicas para resolver todos los contratos requeridos sin tener que empezar de cero cada vez.
Contáctanos para recibir una asesoría y acceder a estas actualizaciones de Google.
