¿Qué es una Agenda Dinámica?

¿Tienes un trabajo híbrido o trabajas como freelance? En Nubosoft comprendemos que además de la importancia de la organización de empresas también es prioridad llevar un esquema funcional para colaboradores que trabajan de forma independiente cómo freelancers. Google Workspace es tu salvación.

Esta herramienta permite manejar tus tiempos de forma óptima de modo que puedas dedicar menos tiempo a las tareas diarias y más tiempo a los clientes. Te dejamos 8 útiles tips para que te organices mejor este 2023 y manejes tus citas, correos, información y archivos de la mejor manera.

1. Configura una agenda de citas. Crea páginas de reservas en línea para que otras personas reserven tus servicios o se reúnan contigo. Olvídate de intercambiar 5 correos preguntando por la mejor disponibilidad. Esta herramienta permitirá a los usuarios compartir su disponibilidad por medio de una página de reservas de modo que partes interesadas externas, clientes y socios puedan programar una cita. Aquí te decimos cómo configurarla.

2. Minimiza las distracciones programando Tiempo Dedicado en tu Calendario de Google. Al igual que el tipo de evento “Fuera de la oficina”, el Tiempo dedicado en Google Workspace tiene un aspecto diferente en el calendario (el Tiempo de concentración está marcado con ) e incluye la opción de rechazar automáticamente eventos conflictivos para que puedas optimizar tu día de trabajo y aumentar la concentración y la productividad.

3. Libera tu inbox de Gmail de spam. Gmail mantiene automáticamente tu bandeja de entrada limpia de spam y correos no deseados gracias a la inteligencia artificial. Pero si aparece un mensaje que supera los filtros, puedes denunciarlo como spam marcando la casilla situada junto al mensaje y haciendo clic en el icono Denunciar spam. (Si ya estás en el mensaje, basta con hacer clic en el botón Informar de spam y listo). Y si no es exactamente spam, pero te resulta molesto de todos modos, puedes configurar un filtro para bloquear los mensajes del remitente y evitar que lleguen a tu bandeja de entrada. ¡Google Worksopace siempre se preocupa por tu seguridad!

4. Agenda reuniones sin perder tiempo. Anima a los miembros del equipo a que añadan sus horas de trabajo, ubicación y tiempo de concentración en sus calendarios para que la programación pueda tener en cuenta aspectos como el bienestar, los compromisos personales o el cuidado de los niños. ¡Revisa las ediciones que existen para usuarios de Google Workspace!

5. Visualiza datos con Google Sheets como pro. Google Sheets, dispone de varias herramientas integradas que facilitan la creación y el uso compartido de gráficos e informes útiles para visualizar datos rápidamente (sin tener que salir de la hoja de cálculo). Sigue estos consejos para mostrar tus datos en Hojas de cálculo e influir en las decisiones de la empresa y clientes.

6. Crea un Drive compartido para tu equipo. Drive tiene dos espacios diferentes para los archivos: Mi unidad, para los archivos personales de tu propiedad, y las unidades compartidas, para los archivos y carpetas en los que tu equipo colabora y a los que accede con frecuencia. Las unidades compartidas son propiedad del equipo y todos los miembros del equipo tienen acceso automático a los archivos de la unidad compartida.

7. Evita los conflictos de versiones. Puedes ver las versiones de cada archivo minuto a minuto, y siempre puedes copiar el contenido de versiones anteriores en el archivo actual, o incluso restaurar un archivo antiguo por completo si es necesario, exactamente como estaba.

8. Utiliza el “@”. Cuando @mencionas a una persona en un documento, un chip inteligente te muestra información adicional como la ubicación de la persona, su cargo y su información de contacto. Para insertar fichas inteligentes en tus documentos de trabajo, sólo tienes que escribir “@” para ver una lista de personas, archivos y reuniones recomendados.

¿Necesitas más consejos?

Te dejamos estos tips para utilizar Google Drive y otros para organizar tu empresa con Google Calendar.