Sobre la empresa
Grupo Hema es un conglomerado integrado por diferentes unidades de negocio como división de restaurantes representando a las marcas Burger King y Buffalo Wild Wings, la división comercial distribuidores de maquinaria construcción y agrícola de la marca John Deere y distribuidores de lubricantes exxon mobil más otras marcas aliadas y finalmente la división inmobiliaria que unidas representan uno de los Grupos Empresariales con contundente crecimiento y dinamismo en el norte del país.
Reto
Grupo Hema tenía múltiples proveedores y equipos de trabajo comunicándose y colaborando en diferentes plataformas (algunos empleados usaban zoom, otros meet, office y algunos la ofimática de Google)
Uno de los retos principales al que se enfrentó Nubosoft fue la resistencia al cambio, sin embargo la necesidad de unificar la comunicación y colaboración hizo que el grupo pusiera de su parte para salir adelante en el proyecto.
El primer paso fue implementar a directores de manera que experimentaran lo fácil que es usar Google Workspace. El equipo que ya usaba Google Workspace (con cuentas gratuitas) ayudó para permear las buenas prácticas en el grupo. Posteriormente se capacitó a los usuarios finales de las diferentes divisiones y áreas. Esto dado que dirección y gerencia ya conocía los alcances.
Por último se identificó un sector en específico que necesitaba usar Google Sheets para sustituir Excel y se capacitaron como principiantes, intermedios y avanzados. De esa manera se logró mover la mayor parte de la ofimática a Google Workspace.
Solución
La implementación fue a través de un diagrama de GANTT e invitaciones de Google Calendar con varias sesiones de capacitación para Super Administradores, Directores y Gerentes de área para concluir con los usuarios finales.
A los Super Administradores se les mostró la consola en general, posteriormente el foco fue grupos y usuarios,dispositivos móviles y por último se revisaron todas las opciones de seguridad como DLP y Vault para evitar la fuga de información.
Se sostuvieron reuniones con gerentes y directores (presenciales y en línea) en las cuáles Nubosoft enfocó la plática en hacerles notar que ellos son un pilar fundamental en el éxito de la implementación, pues son y serán los líderes que pondrán el ejemplo para que los usuarios finales puedan y deban usar las herramientas al 100%.
Un último paso de suma importancia fue el capacitar a los usuarios finales y explicarles a detalle la migración de Outlook a Gmail y cómo las mejores prácticas de Gmail los harían más veloces y productivos. El equipo se enfocó en: Calendar, Chat, Drive y Google Sheets.
Resultado
La empresa reportó una adopción del 90% de las herramientas de Google Workspace, así como una mejor comunicación y seguridad en los correos. Se explicó a detalle el uso del Centro de Seguridad o Security Center y también la implementación de dispositivos móviles para gestionar todos los equipos celulares o tabletas, al igual que los inicios de sesión con Microsoft.
La mayoría de los usuarios ya usa la ofimática de Google y en caso de existir algún archivo en office, los tienen dentro de Drive para compartirlos por medio de las URL. Además, se implementaron medidas de DLP para prevenir la fuga de información intencional y no intencional.
Todos los usuarios manejan Google Calendar para apartar salas de junta y para poder colaborar entre ellos, cosa que anteriormente no se hacía. Se logró que los usuarios finales utilicen Gmail en lugar de Outlook y por último, a los usuarios de restaurantes que normalmente están en piso, se les proporcionó licencias de Frontline para que puedan estar comunicados con todo el equipo sin tener que abarcar mucho espacio de almacenamiento.
“Somos una empresa que tenemos como propósito implementar tecnología para construir infraestructura, transformar productos y alimentar personas, es por eso que debíamos de tener al mejor partner de tecnología en nuestros modelos de trabajo, para que en el camino de la digitalización catapultemos nuestras estrategias”.
